Digitale Fahrtenbuch-Lösung für die AWO Braunschweig

Weniger Aufwand, mehr Überblick: Gemeinsam mit Deerstone digitalisiert die AWO Braunschweig ihr Fahrzeugmanagement und vereinfacht die Abrechnung von Fahrten.

Branche

Soziale Einrichtungen & Non-Profit-Organisationen

Leistung

Beratung zur Prozessdigitalisierung

Unser Beitrag

Anforderungsanalyse, Marktanalyse, Workshops

Über AWO Braunschweig

Die AWO Braunschweig betreibt überregionale soziale Einrichtungen und Dienste mit einem Fuhrpark von bis zu 100 Fahrzeugen, die von rund 500 potenziellen Nutzer:innen bedient werden könnten. Der bisherige Fahrtenbuchprozess war durch manuelle Abläufe, Excel-Listen und hohe administrative Aufwände geprägt. Insbesondere der Aufwand für die monatliche Rechnungsstellung stellte eine erhebliche Belastung dar.

Projekt

Digitale Transformation im Fuhrparkmanagement

Deerstone begleitete die AWO von der Prozessaufnahme über die Anforderungsanalyse bis zur fundierten Marktanalyse. Ziel war es, die ideale Lösung zu identifizieren – mit Blick auf Automatisierungspotenzial, Datenschutz, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit. Durch Workshops und enge Abstimmung mit allen relevanten Stakeholdern entstand ein ganzheitliches Bild der Anforderungen, das als Grundlage für die Entscheidung diente.

Herausforderungen

Die größte Herausforderung lag in der hohen Komplexität des Ist-Prozesses: von handschriftlichen Einträgen über unleserliche Kürzel bis hin zu dezentralen Abläufen in mehreren Einrichtungen. Darüber hinaus mussten vielfältige Anforderungen wie Datenschutz (z. B. Abschaltbarkeit der Ortung), IT-Supportfähigkeit, DSGVO-Konformität und Akzeptanz durch Betriebsrat berücksichtigt werden. Eine besondere Schwierigkeit war, dass manche Fahrzeuge abrechnungsrelevant waren und andere nicht – was die Standardisierung erschwerte.

Die Lösung

Empfehlung einer marktfähigen Softwarelösung

Basierend auf einer strukturierten Marktanalyse mit mehreren Anbietern und Preismodellen wurde klar, dass eine individuell entwickelte Softwarelösung im Vergleich zu marktverfügbaren Produkten zwar langfristig flexibler, aber kostenintensiver und wartungsaufwendiger wäre. Die AWO entschied sich auf unsere Empfehlung hin für eine bestehende Lösung am Markt, welche die nötigen Funktionen wie digitale Fahrerkennung, automatisierte Datenübertragung und Schnittstellen zum internen Rechnungswesen (JobRouter) bereits integriert anbietet. Damit konnte der Verwaltungsaufwand deutlich reduziert, die Fehleranfälligkeit gesenkt und die digitale Transformation pragmatisch vorangetrieben werden.

Mehrwert

Im Rahmen eines strategischen Digitalisierungsprojekts wurde die Deerstone GmbH beauftragt, die bestehenden Prozesse rund um das manuelle Fahrtenbuchsystem der AWO zu analysieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine nachhaltige, digital gestützte Lösung zu empfehlen. Ziel war es, Prozesse zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und gleichzeitig datenschutzrechtliche und betriebsorganisatorische Anforderungen zu erfüllen. Unsere unabhängige, marktorientierte Beratung führte zu einem klaren Vorteil für den Kunden: Einsparung von Ressourcen durch die Vermeidung einer kostenintensiven Eigenentwicklung und Nutzung bewährter Marktprodukte.

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Digitalisierung, die wirkt.

Dank der neutralen und kompetenten Beratung durch die Deerstone GmbH konnte die AWO Braunschweig den optimalen Weg in Richtung Digitalisierung beschreiten – praxisnah, wirtschaftlich und zukunftssicher.

Lassen Sie uns auch Ihre Herausforderung gemeinsam angehen und eine digitale Lösung entwickeln, die wirklich zu Ihnen passt.

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